1. Politique générale de l’association Swiss Runners en matière de protection des données

Les membres de l’association Swiss-Runners s’engagent à respecter les principes de protection des données ci-après lors de l’organisation et de la réalisation de courses.

2. Attachement à la protection des données personnelles

La protection des données personnelles de nos coureurs nous tient à coeur. Toute violation de la protection des données peut entraîner une perte de confiance des coureurs ainsi que du public et mettre en danger la réalisation de courses.

3. Utilisation parcimonieuse des données

Nous n’assurons le traitement de données que dans la mesure où celles-ci sont absolument nécessaires pour le but poursuivi.
Pour l’inscription et la réalisation des courses, les seules indications que les coureurs doivent obligatoirement fournir sont le nom, le prénom, l’année de naissance et l’adresse, ainsi que l’adresse électronique pour l’inscription en ligne.
D’autres données ne sont recueillies qu’à titre volontaire et uniquement lorsque cela s’avère nécessaire pour apporter une prestation supplémentaire.
Les listes de classement ne publient que le nom, le prénom, l’année de naissance, le lieu de domicile, la catégorie et le temps de course. L’adresse intégrale n’est pas publiée. La publication des listes de classement sur Internet n’est effectuée que sur le site web de l’organisateur ainsi que sur le site web de Datasport.
Nous effaçons ou archivons les données devenues inutiles.

4. Transparence de l’information

Nous supposons a priori que les coureurs donnent automatiquement leur accord, au moment de leur inscription, à tous les traitements de données qui sont en rapport direct avec l’organisation et la réalisation de la course, par ex. l’envoi du numéro de dossard et des informations relatives à la course.
Au moment de l’inscription ainsi que sur le site web, nous donnons aux coureurs des informations sur tous les traitements de données qui ne sont pas en rapport direct avec l’organisation et la réalisation de la course ainsi que sur les objectifs ainsi poursuivis.
Cela inclut notamment la publication des données y compris les temps de course et le numéro de dossard sur Internet et dans les médias imprimés ainsi que la transmission des données à des entreprises tierces.

5. Transmission de données à des entreprises tierces

Nous ne transmettons des données à des entreprises tierces que si celles-ci s’engagent contractuellement à ne traiter ces données que dans un but déterminé et précisément délimité.
Avant de transmettre des données personnelles à des entreprises tierces chargées de les traiter à des fins propres (services de photos, sponsors, journaux, chaînes de télévision, services Internet, etc.), nous recueillons l’accord des coureurs.
A cette fin, nous signalons, lors de l’inscription (sur papier ou par Internet), la déclaration relative à la protection des données de l’association Swiss Runners et nous fournissons en outre des informations plus détaillées sur notre site web. La déclaration relative à la protection des données ainsi que les informations sur le site web sont régulièrement révisées, et adaptées en cas de besoin à la situation nouvelle, afin d’être toujours actuelles.
Les coureurs reçoivent la possibilité d’interdire ou de restreindre la transmission des données à des tiers. Lors de l’inscription, nous communiquons une adresse électronique ainsi que notre adresse postale, où les coureurs peuvent s’adresser s’ils n’acceptent pas la transmission des données. La transmission de données à des tiers n’intervient que si les coureuses ou les coureurs n’ont pas envoyé de communication.

6. Forme de la transmission

Nous transmettons les données sur papier et par voie électronique. La transmission des données sur papier se fait par lettre recommandée ou par remise en mains propres à la personne responsable. En cas de transmission électronique de données personnelles, nous utilisons des courriers électroniques cryptés.

7. Sous-traitance du traitement des données

Les entreprises qui interviennent pour nous lors de l’organisation et de la réalisation de courses, par ex. dans le cadre du chronométrage, de l’inscription en ligne, etc., traitent les données pour notre compte et uniquement pour nos fins.
Selon la loi, nous sommes tenus de contrôler le traitement des données par ces entreprises et de les obliger à ne pas traiter les données à des fins propres, et à ne pas les transmettre à des tiers. Nous n’ignorons pas que nous assumons nous-mêmes envers les coureurs concernés la responsabilité des erreurs éventuellement commises par ces entreprises lors du traitement des données.

8. Droit de renseigner

Les coureurs ont le droit de réclamer des renseignements afin de savoir quelles données les concernant font l’objet d’un traitement.
Nous organisons notre traitement des données de manière à pouvoir garantir aux coureurs le droit d’être renseignés dans un délai approprié. Nous veillons à ce que les données puissent être corrigées ou effacées sur demande. Le renseignement, la correction ou l’effacement ne peuvent être refusés que si nous sommes légalement tenus de traiter les données ou que nous pouvons invoquer un intérêt prépondérant.
Lors de l’inscription aux courses, nous indiquons une adresse électronique et une adresse postale auxquelles il est possible de nous envoyer des questions.

9. Sécurité des données

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données de nos coureurs contre la destruction intentionnelle ou fortuite ou la falsification ainsi que contre l’accès de tiers non autorisés.
Si des données sont traitées par un sous-traitant tel que par ex. Datasport ou Mikatiming, nous nous assurons que celui-ci respecte les directives en matière de sécurité des données, en assure le contrôle et y apporte constamment des améliorations.

10. Responsabilité

Il incombe à chaque collaborateur assurant le traitement des données de respecter la présente politique générale en matière de protection des données. Le comité directeur du comité d’organisation vérifie régulièrement que les collaborateurs respectent la politique en matière de protection des données, et sanctionne les abus et les infractions.

11. Déclaration du fichier auprès du PFPDT

Nous déclarons nos fichiers auprès du préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.

12. Champ d’application

La politique en matière de protection des données a été adoptée par le Comité de l’association Swiss Runners et entre en vigueur sur décision du comité directeur du comité d’organisation de chaque organisateur pour son domaine de compétence.

Mars 2009

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